Che cosa sono i software HR?

Software HR: che cosa sono?

Per software HR si intende qualsiasi tipo di sistema tecnologico sviluppato pensando alle esigenze delle human resources, le quali lo utilizzano per gestire i dipendenti. Conosciuti anche come software di human capital management, queste soluzioni supportano un'ampia varietà di funzionalità HR.

Questi strumenti uniscono selezione del personale, ciclo paghe, amministrazione, informazioni di gestione e gestione delle performance. Tutto questo viene fatto con un'unica fonte di dati sui dipendenti, un punto di vista centralizzato sull'azienda.

In passato, le organizzazioni hanno provato molti tipi di strumenti per gestire le proprie operations di HCM, utilizzando fogli di calcolo per coprire il ciclo paghe e altri strumenti per assegnare le ferie.

Riconosciuto ora il fatto che i dipendenti sono l'asset più importante, lo sviluppo del software HR ha portato alla capacità di gestire senza problemi le attività HR amministrative, mantenendo al contempo il focus sullo sviluppo dei talenti. La funzione delle persone sta diventando incentrata sui dati, il che porta a miglioramenti nelle performance aziendali e della forza lavoro. Queste categorie di attività sono essenziali per il successo delle organizzazioni più grandi in qualsiasi settore.

Tipi di software HR

Di tipi di software utilizzati nelle HR ce ne sono molti per tutti. Ciascuno degli strumenti copre un aspetto specifico delle HR e alcuni altri strumenti cercano di fare tutto come una soluzione universale.

HR information management

Questo tipo di software, HRIM, viene utilizzato per registrare le attività rilevanti per i dipendenti. Tutto ciò che va dal tracciamento delle prestazioni e dalla partecipazione ai registri del ciclo paghe e ai progressi.

Software per il capitale umano

Questo tipo di strumento combina vari strumenti HR utilizzati per pianificare la forza lavoro, visualizzare i dati e valutare i dati HR. Questo strumento è diverso dagli altri perché è più un mediatore che una soluzione specializzata.

Strumento di gestione HR

Questo tipo di strumento svolge funzioni simili al software di gestione delle informazioni. Tuttavia, ci sono più funzioni coinvolte, come l'analisi dei dati, le previsioni e molto altro ancora.

Applicant Tracking System

Questo software viene utilizzato da grandi aziende abbastanza regolarmente, soprattutto se assumono durante tutto l'anno. Le aziende che ricevono molti curriculum e candidature in qualche modo devono gestirle, e questo strumento consente loro di farlo.

Documentazione del dipendente

Questo strumento funziona con i dati e la documentazione dei dipendenti esistenti e consente la gestione di queste informazioni essenziali. Aggiunge crittografia e sicurezza ai dati, oltre ad altre funzionalità che rendono le cose più veloci e riducono il bisogno di documenti.

Software per il ciclo paghe

Il software per il ciclo paghe consente alle organizzazioni di monitorare spese, pagamenti, programmi e molto altro ancora. Per non parlare del fatto che un registro paga dei dipendenti può essere esaminato in qualsiasi momento.

I vantaggi dei software HR

Il vantaggio di avere un software HR consiste nel migliorare il ciclo di feedback, nel ridurre la probabilità di errori e nell'organizzazione dei dati dei dipendenti. Tuttavia, il software HR consente al dipartimento anche di utilizzare il proprio tempo in modo più efficiente su attività più importanti.

Con i software HR, la tua azienda sarà in grado di garantire una maggiore sicurezza, nonché accesso alle informazioni in qualsiasi momento e luogo utilizzando tecnologie basate su cloud. I software HR aiutano le aziende a sviluppare e formare i dipendenti con feedback in tempo reale sulle aree che devono essere attenzionate e migliorate.

Qualsiasi piccola o media impresa con meno di 249 dipendenti deve disporre di un software HR. Man mano che l'azienda cresce, è importante disporre di strumenti HR che siano adatti all'azienda, perché ce ne sono troppi tra cui scegliere. Il software HR può aiutare queste aziende ad assumere i candidati migliori per le loro posizioni vacanti, arrivando così a una forza lavoro impegnata e forte.

Essere una piccola impresa potrebbe non essere attraente per i nuovi candidati, soprattutto se confrontata con le grandi imprese. Solo per questo motivo, è fondamentale gestire i dipendenti con percorsi di formazione e sviluppo a livello interno.

Ciò ti permetterà di sviluppare il più possibile i tuoi dipendenti all'interno dell'azienda, rendendoli ancora più preziosi e disposti a continuare a lavorare con te. Ciò influisce direttamente sul business, eliminando la debolezza principale che dissuade i dipendenti dall'entrare a far parte delle aziende più piccole.

Quando scegli di portare la tua azienda al livello successivo, avere tutte le informazioni e i dati organizzati insieme in modo sicuro è di fondamentale importanza. L'accesso a questi dati ti consentirà di valutare i dati più vecchi e più recenti, per prendere decisioni efficienti durante la valutazione dei dipendenti.

Quindi, un sistema HR si dimostrerà sempre utile. Per non parlare del fatto che i sistemi HR spesso hanno analisi basate sull'intelligenza artificiale con report automatici, cosa che garantisce che le tue decisioni siano basate sui dati.

Software HR per il futuro della tua azienda

I software HR sono la vera soluzione flessibile per qualsiasi azienda. La flessibilità è fondamentale per adattarsi ai cambiamenti graduali e improvvisi nel modo in cui la forza lavoro opera nel tempo.

Con i software HR, puoi passare da una gerarchia a una forza lavoro strutturata e di pari livello basata sul team. Fatto ciò, puoi concentrarti sullo sviluppo di una formazione incentrata sui dipendenti, anziché sull'apprendimento in classe. Utilizzando i dati disponibili, sarai in grado di reclutare con intelligenza, non in modo reattivo.

Inoltre, i software HR ti consentiranno di promuovere la trasparenza come mezzo per la diversità e l'equità nell'azienda. Sarai anche in grado di istruire, fornire feedback e mostrare un continuo riconoscimento. Successivamente, svilupperai un quadro più completo a cui le HR faranno direttamente riferimento per la situazione finanziaria.

E infine, sarai in grado di sviluppare il tuo settore di lavoro remoto, attirando lavoratori a contratto, lavoratori temporanei e part-time invece che esclusivamente dipendenti a tempo pieno.

Diamo un'occhiata ad alcuni di questi importanti progressi nel tuo futuro business che verranno direttamente dall'uso dei software HR.

Strutture organizzative lineari

Una gerarchia tipica in cui il management inoltra gli obiettivi ai livelli inferiori è un po' obsoleta. Ci vuole tempo perché questi obiettivi vengano suddivisi in attività specifiche per i dipendenti e il tempo è qualcosa di difficile da trovare in questa società veloce.

Le aziende intelligenti che utilizzano i software HR lo fanno per appiattire la loro gerarchia. Così, permetterai ai lavoratori di avere libertà nella definizione degli obiettivi, che non saranno sconnessi dagli obiettivi finali dell'impresa. I manager possono revisionare e approvare gli obiettivi, i lavoratori possono aggiornare e inviare le modifiche relative ai progressi.

Crescita incentrata sui dipendenti

I sistemi eLearning e gli strumenti self-service consentono ai lavoratori di tenere sotto controllo la propria crescita e il proprio sviluppo come dipendenti. Utilizzando tali strumenti, i datori di lavoro garantiranno che il loro personale possa aggiornare le proprie competenze quando necessario. Oltre ad acquisire nuove competenze che miglioreranno l'organizzazione dall'interno verso l'esterno.

Attraverso l'uso dell'apprendimento interattivo, invece dell'apprendimento in classe, la conservazione delle informazioni migliorerà sicuramente. Quando i dipendenti diventano responsabili dell'apprendimento, saranno coinvolti e vorranno saperne di più invece di essere costretti a farlo.

Recruiting attento ai dati

L'unica area delle human resources che continua a cambiare drasticamente nel tempo è quella delle assunzioni. Con la ripresa dell'economia e il numero di lavoratori che vanno in pensione, il recruiting è passato dalla parte dei dipendenti.

Un recruiting attento e basato sui dati darà alle aziende la certezza di comprendere come trovare i candidati in modo più efficace. Questo viene fatto anche restringendo il pool di candidati ai più brillanti e ai migliori, le persone che sembrano essere il profilo ideale per l'organizzazione.

A sua volta, ciò si traduce in miglioramenti nella protezione del turnover e nei tempi di assunzione.

Dipendenti remoti

Lasciare che i lavoratori collaborino da remoto con una comunicazione trasparente è un grande vantaggio per molte aziende. Gli strumenti HR possono consentire l'esecuzione di queste connessioni monitorando il tempo trascorso in modo che tutti ricevano una retribuzione equa per il proprio lavoro.

Il quadro più ampio: human resources e integrazione finanziaria

Gli strumenti HR continuano a svilupparsi per includere una migliore integrazione con altre soluzioni software di lavoro. Facendo riferimento alle informazioni HR esistenti con i dati finanziari, l'azienda può avere un quadro più ampio dei progressi dell'azienda.

Esaminando queste informazioni le une accanto alle altre, è molto più facile scoprire la relazione tra produttività e lavoro, profitto e fatturato e molto altro ancora.

Lavoratori temporanei

Molte aziende stanno iniziando a realizzare che i lavoratori a contratto possono essere di grande beneficio quando lavorano per l'azienda per un progetto specifico. I lavoratori temporanei, i gig worker, i dipendenti part-time, i lavoratori a contratto sono liberi dall'archetipo full-time del lavoratore fedele.

Tuttavia, includere questi tipi di lavoratori spesso consente all'organizzazione di attingere a specializzazioni utili all'azienda senza un impegno a lungo termine. I software HR renderanno più facile determinare la retribuzione per tali lavoratori, ma comunicheranno anche con questi lavoratori al di fuori della sede e degli orari di ufficio regolari.

Feedback continuo e in tempo reale dei dipendenti

Il feedback continuo e in tempo reale è una richiesta necessaria di una forza lavoro progressiva che esiste nell'ambito della cultura del cambiamento rapido. Le valutazioni annuali sono inutili, i lavoratori devono essere riconosciuti e istruiti regolarmente per stare al passo con il futuro.

Molti strumenti HR che forniscono funzionalità di gestione delle performance ti garantiranno la possibilità di fornire feedback regolari senza problemi. La gestione delle performance può avvisare i manager del completamento delle attività, presentare valutazioni 360 che i colleghi possono revisionare, inviare messaggi istantanei ai dipendenti quando necessario e altro ancora.

Trasparenza delle HR

La cultura della segretezza dietro le promozioni e la retribuzione è semplicemente ridicola. Sta venendo completamente sostituita dal potere della trasparenza. I software HR consentiranno ai dipendenti di mostrare a tutti stipendi, opportunità di promozione e proiezioni di aumento per merito.

La trasparenza rende difficile discriminare sulla base di condizioni arbitrarie, portando a maggiore diversità ed equità nell'azienda. Quando un'azienda sceglie di rendere le cose pubbliche, fa sapere ai dipendenti che possono e dovrebbero aspettarsi equità.

Soluzioni HR per te

Ora che hai compreso l'importanza e il valore dei software HR, hai più possibilità di integrarlo nel tuo business. In ogni caso, se scegli di non utilizzare i software HR, la perdita è la tua.

La cosa peggiore che può accadere con i software HR è la cosa migliore. Non ci sono aspetti negativi. Qualora volessi pianificare una demo per le nostre soluzioni HR full-scale, mettiti in contatto con noi e saremo lieti di venire incontro alle tue esigenze.