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Che cos'è l'onboarding?

Il tasso medio di fidelizzazione dei dipendenti negli Stati Uniti è tra il 70% e l'85%. Considerando che un "buon" tasso di fidelizzazione è uguale o superiore al 90%, queste cifre offrono margini di miglioramento, aspetto in cui l'onboarding può aiutare. L'onboarding concerne il modo in cui le organizzazioni integrano e preparano nuovi dipendenti per nuovi ruoli e, quando viene eseguito correttamente, migliora direttamente i tassi di fidelizzazione, il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività.

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Potresti già conoscere i concetti legati all'orientamento dei dipendenti e alla selezione del personale, ma quali sono le caratteristiche del processo di onboarding dei dipendenti? Spesso le organizzazioni sentono che se il loro orientamento è sufficientemente buono, non c'è bisogno di concentrarsi o lavorare per migliorare il loro processo di onboarding dei dipendenti. Tuttavia, vale la pena farlo, in particolare se sei interessato a trattenere i tuoi dipendenti, rendendoli parte dei valori della tua azienda e agendo come organizzazione produttiva.

Molto è stato scritto sui vantaggi dell'onboarding, come la riduzione degli sforzi manuali, la riduzione del tempo per la produttività e l'aumento della fidelizzazione dei dipendenti. I dati pubblicati fanno supporre anche un ottimo ROI: UrbanBound stima che le aziende del Regno Unito e degli Stati Uniti spendono 37 miliardi di dollari all'anno per trattenere dipendenti improduttivi che non capiscono il loro lavoro, e , sorprendentemente, il 35% di quelle aziende spendono 0 dollari per l'onboarding.

Queste statistiche mostrano quanto è sprecato dall'onboarding insufficiente o inesistente, ma quali sono i motivi per investire in processi di onboarding più sofisticati? Attraverso procedure di onboarding migliori, i dipendenti hanno maggiori probabilità di vedere i vantaggi del lavorare per la tua azienda. In ultima analisi, ciò porta i dipendenti a volere interagire e a dare di più al loro lavoro.

Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?

Le differenze tra orientamento dei dipendenti e l'onboarding possono sembrare insignificanti, ma non lo sono. La maggior parte dei datori di lavoro offre un orientamento standard di base per i nuovi dipendenti, ma fornire solo questo non è sufficiente per far fronte alla diminuzione dei tassi di fidelizzazione.

L'orientamento include l'assicurarsi che il nuovo dipendente sia informato su date e orari di inizio, l'assegnazione di una workstation, la revisione delle policy delle human resources (HR) e il gestire i documenti necessari. Una sessione di orientamento in genere non dura più di poche ore, o in alcuni casi, pochi giorni. Gli orientamenti sono brevi e coprono solo ciò che risulta necessario per un nuovo dipendente al fine capire cosa fare.

Quanto è lungo il processo di onboarding dei dipendenti?

L'onboarding dei dipendenti è un processo molto più ampio che può durare fino a 12 mesi. Anche se questo potrebbe sembrare un periodo eccessivo di tempo da dedicare a nuovi dipendenti, può rivelarsi utile a lungo termine. Trascorrere questo periodo prolungato con nuovi dipendenti consente loro di "immergersi" e capire come funziona l'azienda. Questa immersione proviene dalla formazione e dall'esposizione alle risorse che consentono ai dipendenti di comprendere il ruolo che svolgono all'interno dell'azienda e non soltanto le policy HR.

Attraverso un'ampia formazione, i dipendenti migliorano nel loro ruolo, il che a loro volta contribuisce a migliorare la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti. Come può passare dall'orientamento all'onboarding può fare la differenza? Esaminiamo da vicino il processo di onboarding dei dipendenti.

Il miglior processo di onboarding dei dipendenti immerge i dipendenti nella cultura aziendale

Molti dipendenti lasciano il loro lavoro a causa dell'insoddisfazione e della sensazione di essere poco apprezzati dai loro superiori. Se trovare i talenti migliori, i tassi di conservazione e il coinvolgimento dei dipendenti sono aspetti importanti per la tua organizzazione, probabilmente un processo di onboarding efficace è necessario.

Con le soluzioni di onboarding del personale, è importante che i datori di lavoro vedano i dipendenti non solo come lavoratori, ma anche come persone. Ciò implica ascoltare i nuovi dipendenti e le loro preoccupazioni e farli sentire valorizzati.

Prestando attenzione alle storie dei tuoi dipendenti, questi, a loro volta, hanno maggiori probabilità di preoccuparsi della storia e dei suoi obiettivi. In questo modo, i dipendenti possono interessarsi di più all'azienda per la quale lavorano e possono aumentare il loro coinvolgimento a lavoro.

Il processo di onboarding è anche un ottimo momento per costruire un rapporto di fiducia con i dipendenti e chiarire cosa ci si aspetta da loro. È utile anche fare sapere cosa l'azienda può fare per i dipendenti. Ciò può includere il menzionare opportunità di avanzamento di carriera, incentivi, eventi aziendali o benefit aziendali.

Prendendosi il tempo per dimostrare che i nuovi dipendenti sono valorizzati, non c'è il rischio che i dipendenti si sentano dimenticati o non apprezzati. Nel lungo periodo, questo può essere molto vantaggioso per la tua azienda.

Vantaggi del software per l'onboarding

Dipendenti coinvolti apportano benefici aggiuntivi, tra cui una qualità e una quantità maggiore di lavoro. Coinvolgere i dipendenti attraverso l'onboarding non solo migliora il lavoro dei dipendenti, ma anche la reputazione e lo stato patrimoniale della tua azienda. In particolare, fra i vantaggi dell'onboarding dei dipendenti vi sono:

  • Tempo ridotto impiegato per le attività manuali
    Molte aziende dedicano ancora molto tempo a eseguire manualmente attività di onboarding (acquisizione, invio e monitoraggio della documentazione completata, creazione di file per i dipendenti etc.). L'automazione e la semplificazione del processo di onboarding con il software di onboarding cloud riducono gli sforzi manuali e i costi.

    Ad esempio, uno dei nostri clienti, un sistema con 60.000 dipendenti, ha misurato il tempo in cui il team di onboarding ha risparmiato sulle attività che precedentemente erano manuali dopo aver implementato il componente di onboarding di Oracle Human Capital Management. Fare l'onboarding con Oracle HCM ha ridotto le tempistiche per ciascun dipendente di oltre 45 minuti. Dopo aver diviso questo tempo stimato risparmiato per "onboarder" in dollari utilizzando uno stipendio medio di 60.000 dollari all'anno, insieme alla media di 7.000 assunzioni all'anno dell'azienda, il risparmio ammontava a più di 150.000 dollari l'anno. Ciò non solo ha contribuito al ROI dell'azienda, ma la riduzione del tempo dedicato all'onboarding ha consentito di dedicare 4.000 ore ad attività HR più strategiche.

  • Time to productivity minore
    Sebbene ci siano molte variabili che contribuiscono a questo parametro, ci concentreremo su due di esse. Uno è quello che il nostro cliente nell'assistenza sanitaria ha definito "time to get here". In altre parole, quanto velocemente un'organizzazione può passare da "offerta accettata" a "day 1" per iniziare la formazione e mettere il nuovo dipendente sul percorso che porta alla produttività?

    Semplificando e automatizzando le attività che intercorrono tra l'accettazione dell'offerta e il primo giorno di lavoro, l'azienda è stata in grado di assumere nuovi dipendenti e ha permesso loro di cominciare ad essere operativi con una settimana di anticipo rispetto al normale grazie a Oracle HCM Cloud. Che cosa rappresenterebbe una settimana di produttività in più nella tua organizzazione e in che modo questa contribuirebbe ai profitti?

    L'altra variabile nel time to productivity è il passaggio alle "attività pre-day 1" o il permettere ai nuovi assunti di non fare quelle attività non legate al lavoro (come il completamento dei moduli) il primo giorno di lavoro e invece gestire tali attività come onboarding paperless prima del loro primo giorno. In tal modo, il primo giorno il nuovo dipendente può concentrarsi sulla formazione professionale e su altre attività più importanti invece di compilare moduli. Se stimiamo solo un'ora di risparmio per assunzione e più di 7.000 nuovi dipendenti all'anno, ora abbiamo convertito in lavoro più di 7.000 ore, prima dedicate ad attività meno importanti, che ora contribuiscono ai profitti.

  • Riduzione dell'avvicendamento
    Il fatturato è un costo ovvio che influenza negativamente i profitti. Ritornando al nostro cliente di servizi sanitari, i dati di fidelizzazione per i primi 90 giorni e per il primo anno erano disponibili per i periodi precedenti e successivi all'implementazione di Oracle HCM Cloud. L'avvicendamento per i nuovi assunti nei primi 90 giorni è sceso dal 10,3% all'8,2%, e quello del primo anno è sceso dal 26,1% al 22,5%. Se quantifichiamo i miglioramenti del primo anno utilizzando una stima conservativa di 5.000 dollari come costo per sostituire un dipendente (molti studi usano una cifra che va da 1,5 a 2 volte lo stipendio annuo per dipendente) e assumiamo 7.000 persone all'anno, otteniamo risparmi superiori a 1.260.000 dollari.

  • New-hire experience migliore
    Infine, quando l'onboarding viene eseguito correttamente, può essere dinamico e coinvolgente e può offrire un'esperienza positiva per i nuovi assunti. Ecco alcuni dei motivi più convincenti per prendere in considerazione Oracle HCM Cloud Onboarding: la possibilità di completare elettronicamente moduli che richiedono molto tempo prima del primo giorno di lavoro; una transizione più trasparente alle attività di onboarding; l'eliminazione delle ridondanze nell'immissione dei dati e la presentazione di contenuti che promuovono la cultura dell'organizzazione. Come indicato dai numeri sopra, questi vantaggi incidono sul ROI a lungo termine.

Le conseguenze di un tasso elevato di avvicendamento

Quando un'azienda ha un tasso elevato di avvicendamento, è un segno negativo. Un elevato tasso di avvicendamento è spesso molto costoso per le organizzazioni a causa del tempo e del denaro che deve essere impiegato per trovare nuovi dipendenti. Quando i manager e i dipendenti di livello più alto danno le dimissioni, l'evento può costare a un'azienda centinaia di migliaia di dollari, qualcosa per cui qualsiasi organizzazione non vuole spendere soldi.

Queste spese nel tempo iniziano a danneggiare l'output di lavoro dell'azienda a causa di un ciclo infinito di nuovi dipendenti che devono essere formati. Tuttavia, subito dopo la formazione, se il dipendente non è soddisfatto, potrebbe già pensare di lasciare l'azienda. Con una forza lavoro di dipendenti per lo più nuovi e non interessati, la qualità e la reputazione di un'azienda possono peggiorare.

Un ottimo processo di onboarding può risolvere questo problema.

Invece di spendere soldi per assumere costantemente i dipendenti, le aziende possono investire i loro soldi nell'onboarding. L'onboarding è meno costoso e a lungo termine può permettere all'azienda di risparmiare denaro.

Best practice di onboarding

È importante capire che ogni nuovo dipendente ha un grande potenziale. Ignorando questo potenziale, la tua azienda potrebbe subire perdite costose e inutili. Valorizzando questo potenziale, tuttavia, la tua azienda e i tuoi dipendenti potrebbero avere molto successo.

Tutto inizia con l'accogliere il tuo nuovo dipendente. Accogliendo un nuovo dipendente nel team, si sentirà meno nervoso e a disagio. Saranno anche più propensi a parlare e a porre domande.

Dopo aver formato il nuovo assunto per qualche tempo, è importante che il supervisore parli individualmente con il dipendente. Questa è un'opportunità per il supervisore di rivedere il lavoro già svolto dal dipendente e di fornire un feedback costruttivo.

Il feedback è importante per i nuovi dipendenti perché li aiuta a capire cosa stanno facendo bene e cosa stanno facendo male. Dà loro anche l'obiettivo di avere qualcosa su cui migliorare.

È importante che questi meeting volti a dare feedback avvengano a intervalli regolari, ad esempio una volta al mese. Questo dimostra al dipendente che è supportato e che non deve cavarsela da solo. Questi meeting volti a dare feedback sono importanti anche per l'azienda in quanto valutano quanto bene stanno facendo i dipendenti sul posto di lavoro.

Onboarding: sviluppo della carriera e opportunità

Anche se segui tutte le pratiche di onboarding menzionate fino ad ora, i dipendenti potrebbero comunque essere insoddisfatti dopo quache mese di lavoro. Perché? Spesso, questo è il risultato di dipendenti che si sentono statici nel loro lavoro e non sono in grado di sviluppare la loro carriera.

Discutendo le possibili opportunità di carriera con i nuovi dipendenti, darai loro qualcosa a cui aspirare. Quando i dipendenti si aspettano qualcosa, spesso lavorano più duramente per raggiungere i loro obiettivi. Nel complesso, questa soluzione è ideale per favorire le prestazioni e il coinvolgimento dei dipendenti.