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Che cos'è l'HRIS?

Un human resources information system (HRIS) è una soluzione software che conserva, gestisce ed elabora informazioni dettagliate sui dipendenti e policy e procedure correlate alle human resources. Essendo un sistema interattivo di gestione delle informazioni, l'HRIS standardizza le attività e i processi delle human resources (HR) favorendo al contempo la gestione accurata dei registri e la reportistica.

In sostanza, un HRIS è una "strada a doppio senso" in cui le informazioni sui dipendenti vengono consegnate all'organizzazione e viceversa. Eliminando i processi basati su carta e manuali relativi alle human resources, un HRIS offre interazioni più trasparenti, semplificate ed efficienti tra i dipendenti e le aziende per le quali lavora, permettendo ai professionisti delle risorse umane di svolgere attività più strategiche e di alto valore.

HRIS, HRMS e HCM a confronto: quali sono le differenze?

I termini HRIS, human resources management system (HRMS) e human captial management (HCM) vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, ci possono essere piccole differenze tra i tre, a seconda delle funzioni che un'azienda sceglie di abilitare.

HRIS

Originariamente si riferiva a un sistema basilare per conservare i registri amministrativi dei dipendenti. Ma con le funzioni HR diventate più complesse, l'HRIS ha cominciato incorporare processi quali l'acquisizione di talenti, la selezione del personale e la gestione e l'elaborazione continue dei dati dei dipendenti.

HRMS

È entrato in uso quando le organizzazioni hanno cominciato a utilizzare software sempre più sofisticati e attività automatizzate per eseguire le loro funzioni HR, sebbene sia ancora utilizzato in modo intercambiabile con l'HRIS. Il sistema HRIS odierno può includere la gestione del ciclo paghe e la gestione di tempo e lavoro.

HCM

Si riferisce a una soluzione più ampia o unificata che comprende ogni aspetto della funzione HR e del workforce management. Ulteriori funzionalità includono attività avanzate di gestione dei talenti, quali la gestione delle prestazioni, la pianificazione della successione, la pianificazione della retribuzione, la pianificazione strategica della forza lavoro e ogni altra attività di pianificazione HR. HCM comprende il range di funzioni HR basate sui dati, transazionali o strategiche.

Che cos'è un sistema HRIS? I due pilastri

Un HRIS si basa su due pilastri che mettono le basi per gestire le persone e le policy in modo da supportare l'efficacia organizzativa complessiva.

Progettazione organizzativa

Dal punto di vista strutturale, l'HRIS include ruoli, funzioni e gerarchie di report. Definendo la struttura organizzativa, l'HRIS offre responsabilità riconoscibile e un percorso per funzionalità operative e coerenza.

Il giusto sistema HRIS ti aiuta a rispondere alle sfide aziendali aiutandoti a mettere in campo i talenti giusti. Attraverso una gestione coerente e automatizzata dei dati di acquisizione e selezione, il tuo HRIS può aiutarti a creare una forza lavoro che abbia le persone giuste con le competenze più adatte, lavorando nelle giuste funzioni e nella giusta struttura, per raggiungere i tuoi obiettivi strategici.

Scopri di più sulla pianificazione strategica della forza lavoro (PDF)

Gestione dei dati dei dipendenti

Analogamente alla gestione delle relazioni con i clienti, ma in un'ambiente per datore di lavoro/dipendente, l'HRIS offre una visione completa di ogni dipendente, tra cui nome, indirizzo, data di assunzione, retribuzione, scelta di benefit e molto altro ancora. Con i dati giusti, sarai in grado di entrare in contatto con i tuoi dipendenti, aiutarli a sviluppare piani di carriera, trovare la formazione giusta e portare le loro prestazioni al livello successivo.

L'HRIS offre funzionalità automatizzate e standardizzate per la gestione dei registri, la reportistica e le funzionalità self-service. Ciò può portare a una gestione delle informazioni più accurata e aggiornata che migliora l'efficienza fornendo al contempo comodità e facilità d'uso per i dipendenti.

Scopri di più sul Talent Management

Caratteristiche, funzioni e utenti di HRIS

Un tipico sistema HRIS include funzioni di base che agevolano la selezione e l'acquisizione dei talenti, la retribuzione, la gestione organizzativa e la gestione delle assenze (ad esempio vacanze, congedi per malattia e ferie personali). È possibile configurare funzionalità aggiuntive per soddisfare le esigenze aziendali.

Automatizzando le attività relative alle HR e offrendo l'accesso self-service a procedure e policy, il sistema crea standardizzazione e coerenza in tutta l'organizzazione, aumentando al contempo l'efficienza operativa delle HR e offrendo un'employee experience migliore.

Sebbene tutti all'interno dell'azienda siano user dell'HRIS per il solo fatto d'essere dipendenti, gli utenti esperti dell'HRIS sono amministratori, specialisti del ciclo paghe, specialisti della gestione dei talenti e selezionatori del personale. Una parte significativa delle mansioni di questi dipendenti implica un'interazione regolare con il sistema HRIS.

Le sfide dei sistemi delle Human Resources

Ogni azienda è unica e ha la sua specifica serie di sfide. Il tuo sistema HRIS dovrebbe risolvere questi problemi. Ecco alcune delle sfide HRIS più comuni.

  • Privacy e sicurezza dei dati. Una delle maggiori preoccupazioni riguardanti la gestione di un HRIS è garantire la privacy e la sicurezza dei dati dei dipendenti. Questi sistemi contengono grandi quantità di dati sensibili e riservati che devono essere protetti. Una delle principali sfide dell'HRIS consiste nell'implementare una soluzione sufficientemente sofisticata da consentire a tutti gli utenti che accedono al sistema di ottenere esattamente le informazioni necessarie per eseguire un'attività senza accedere alle informazioni che non dispongono dell'autorizzazione per visualizzare.
  • Regolamenti e compliance. Anche le regole di accesso ai dati HRIS devono essere allineate agli statuti normativi. Ogni organizzazione deve garantire che il proprio HRIS rimanga conforme alle normative in continua evoluzione. Ciò è particolarmente difficile per le aziende che sono presenti a livello mondiale. Utilità e funzionalità dipendono dalla capacità di ogni utente di eseguire transazioni in modo rapido e semplice attraverso il sistema senza violare la riservatezza o violare la legge.

    Scopri di più su un sistema HR all-in-one che puoi implementare a livello globale
  • Disagi aziendali. Anche le modifiche continue alle funzioni HRIS possono presentare problemi. In un'era di innovazione rivoluzionaria continua, le organizzazioni talvolta lottano per stare al passo con gli aggiornamenti e i perfezionamenti dell'HRIS. Analogamente, scegliere il sistema HRIS più adatto per la tua azienda può essere complicato. Con così tante opzioni e funzionalità disponibili, è importante scegliere un sistema che si allinea al meglio agli obiettivi aziendali e non essere distratti da componenti che potrebbero non rivelarsi utili.

    Scopri di più su un sistema HR all-in-one che puoi implementare a livello globale (PDF)

Quali sono i vantaggi dello spostamento di un HRIS nel cloud?

L'implementazione di un HRIS nel cloud offre numerosi vantaggi rispetto a un HRIS on-premise, compresi i seguenti:

  • Scalabilità semplice. Nel cloud, puoi eseguire agevolmente lo scale-up o lo scale-down a seconda delle evoluzioni delle esigenze aziendali. Puoi anche aumentare la flessibilità finanziaria e gestire meglio i costi migliorando o riducendo le tue attività operative.
  • Maggiore controllo sulle spese operative rispetto a quelle in conto capitale. Nel cloud, paghi solo per le risorse utilizzate e non devi investire in un'infrastruttura costosa. Le tue spese sono operative piuttosto che capitali.
  • Accesso rapido e semplice all'innovazione. Dal momento che lo sviluppo e l'implementazione avvengono molto rapidamente nel cloud, hai accesso a upgrade e innovazioni molto prima.

Dieci motivi per eseguire la migrazione del tuo HRIS nel cloud

Le soluzioni HRIS on-premise non possono eguagliare le funzionalità del cloud. Ecco dieci motivi per effettuare il passaggio al cloud.

  • 1. User Experience semplice, intuitiva e personalizzata
  • 2. Architettura flessibile che si adatta a circostanze mutevoli
  • 3. Applicazioni intelligenti che aumentano gli insight e l'efficienza operativa, costruite con un approccio basato sull'intelligenza artificiale
  • 4. Aggiornamenti semplici che offrono un valore aziendale migliore
  • 5. Innovazione continua attraverso tecnologie emergenti
  • 6. Funzioni avanzate di sicurezza e privacy dei dati su più livelli
  • 7. Condivisione delle best practice attraverso una community HR coinvolta e dinamica
  • 8. Partnership con gli esperti in ogni fase del tuoi percorso cloud
  • 9. Design che supporta una portata globale
  • 10. Copertura HR completa da un unico partner di soluzione

Considerazioni principali sulla scelta del miglior HRIS

Per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda, devi personalizzare la tua soluzione HRIS. Tuttavia, ci sono due aree principali di funzionalità che ogni azienda dovrebbe assicurarsi siano disponibili dal fornitore di soluzioni HRIS che sceglie.

  • 1. La soluzione dovrebbe essere in grado di comprendere tutte le sfaccettature della gestione HR. Ciò include selezione del personale, onboarding, formazione, pianificazione della successione e help desk HR. Avrai bisogno di accedere a una soluzione end-to-end completa in grado di soddisfare tutte le tue esigenze in continua evoluzione. Ciò che per te è adatto oggi potrebbe non essere sufficiente domani.

  • 2. La soluzione dovrebbe far parte di una soluzione aziendale più ampia che collega le HR con il Finance. La manodopera è uno dei fattori di costo più elevati in qualsiasi organizzazione. Ogni decisione che riguarda le persone ha un'implicazione finanziaria. È essenziale che la tua azienda abbia una visibilità completa sia sul personale, che sulle sue finanze, che sul rapporto tra i due. L'HRIS migliore è strettamente connesso alla funzione Finance. Idealmente, tale sistema sarà sulla stessa piattaforma e utilizzerà la stessa tecnologia delle finanze dell'azienda.

Il futuro dell'HRIS

Con il progredire delle tecnologie automatizzate, l'ambiente di lavoro sta cambiando radicalmente. Sempre più persone lavorano insieme alla tecnologia in modi sempre più sofisticati. Sebbene questo crei molti vantaggi aziendali, uno dei rischi che pone è la deumanizzazione dell'ambiente di lavoro. Ironicamente, nell'area delle human resources, il progresso tecnologico sta creando l'opportunità di trasformare l'HRIS da un sistema impersonale di gestione dei dati a un sistema che crea un'esperienza più umana sul posto di lavoro.

L'HRIS del futuro sarà più utile e intuitivo, rendendo più semplice ai dipendenti raggiungere i loro obiettivi più facilmente, più velocemente e con risultati migliori. Questi sistemi useranno l'AI e il Machine Learning (ML) per "percepire" ciò che i dipendenti stanno cercando di realizzare e offrire in modo proattivo soluzioni, dall'effettuare una modifica dell'indirizzo all'iscriversi alla migliore opzione di formazione. Dal punto di vista operativo back-end, le innovazioni HRIS diventeranno più gestibili. L'installazione di aggiornamenti e nuove release sarà più semplice e personalizzata in base alle esigenze dei clienti.

Le organizzazioni che adottano tecnologie nuove ed emergenti nel loro settore HRIS faranno parte del passaggio per trasformare il luogo di lavoro in un ambiente in cui la tecnologia e gli esseri umani collaborano per creare risultati migliori per tutti. La funzione HR è al centro di questa trasformazione. Lascia che ti aiutiamo a spostare il tuo HRIS nel cloud in modo che il tuo ambiente di lavoro possa diventare più umano e tu possa raggiungere livelli più elevati di prestazioni basate sulla tecnologia.

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