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HRIS, HRMS e HCM a confronto: qual è la differenza?

I termini human resources information system (HRIS), human resources management system (HRMS) e human capital management (HCM) vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, ci sono sottili differenze tra i tre per via dell'arrivo di tecnologie più sofisticate. Nel corso del tempo, le soluzioni HRMS e human resources (HR) si sono evolute in un HRIS incentrato sulla gestione dei dati, che ha poi portato a un HCM più completo e strategico focalizzato sui dipendenti.

HRIS è sinonimo di gestione dei dati connessa di vari processi HR quali benefit, workforce management, ciclo paghe e core HR. Quando i team HR hanno iniziato a assumersi responsabilità aggiuntive, come l'acquisizione e la selezione dei talenti, il sistema HRIS ha contribuito a mantenere, gestire e elaborare informazioni dettagliate sui dipendenti e policy e procedure correlate alle risorse umane. Le HRIS più sofisticate sono sistemi interattivi di gestione delle informazioni, le quali standardizzano i task e i processi delle HR mentre facilitano registrazione e reporting accurati. L'HRIS offre interazioni più efficienti tra i dipendenti e le aziende per cui lavorano e "libera" i professionisti HR, i quali così possono svolgere attività più strategiche e di alto valore. Ancora oggi, molte persone usano il termine HRIS.

L'HRMS ha ampliato il sistema HRIS per offrire una suite di software più completa che le organizzazioni potrebbero utilizzare al fine di gestire le funzioni interne delle HR. HRMS è stato utilizzato dagli analisti come il termine per descrivere le suite di software HR nei primi anni del 2000 quando i sistemi on-premise erano il tipo principale di software utilizzato. Dalla gestione dei dati dei dipendenti a ciclo paghe, selezione del personale, benefit, formazione, talent management e al coinvolgimento dei dipendenti, gli HRMS aiutavano i professionisti HR a gestire la forza lavoro più moderna e a dare le informazioni sugli asset più preziosi di un'azienda alle persone che ne avevano bisogno. Sebbene le persone utilizzino ancora il termine HRMS per descrivere i sistemi che adesso sono ospitati nel cloud, questo termine non viene usato altrettanto spesso quando si fa riferimento alle applicazioni cloud create in modo nativo. I termini HRMS e HCM sono ancora intercambiabili e troverai informazioni su entrambi se fai una ricerca sul Web.

HCM è ora comunemente usato per descrivere una suite completa di applicazioni HR, integrate nel cloud, progettate per migliorare l'employee experience. È stato utilizzato anche nell'era pre-cloud, tuttavia, grazie a una chiara transizione di analisti che si riferiscono allo spazio come HCM, questo termine continua a guadagnare popolarità fra clienti e fornitori. Oggi, una soluzione HCM incorpora spesso assistenti digitali, AI e altri strumenti che consentono agli utenti di collaborare e condividere le informazioni tra i vari team. Ulteriori funzionalità includono attività avanzate di gestione dei talenti, come la gestione delle prestazioni, la formazione, la pianificazione della successione e la pianificazione della retribuzione. Sono inoltre incluse funzionalità di pianificazione aziendale, come la pianificazione strategica della forza lavoro e la modellazione della forza lavoro. L'HCM comprende il range di funzioni HR basate sui dati, transazionali o strategiche. Trasforma le tradizionali funzioni amministrative dei dipartimenti delle risorse umane (HR), ovvero selezione del personale, formazione, ciclo paghe, retribuzione e gestione delle performance, in opportunità per stimolare il coinvolgimento, la produttività e il valore aziendale. L'HCM considera la forza lavoro come qualcosa di più di un semplice costo legato al business; è un asset del core business il cui valore può essere massimizzato attraverso investimenti e gestioni strategiche, proprio come qualsiasi altra risorsa.

Le sfide HR nell'era della trasformazione digitale

Le nuove innovazioni tecnologiche stanno cambiando ogni aspetto del nostro modo di vivere e lavorare, rendendo la forza lavoro più mobile, globale e diversificata che mai. Per essere al passo con i cambiamenti e poi avere successo nell'era digitale, le aziende hanno bisogno che le HR svolgano un ruolo fondamentale nelle loro organizzazioni.

Oggi, ci si aspetta che i team HR assumano un ruolo più strategico nell'azienda. Devono trovare il modo di ottimizzare la forza lavoro e pianificare i futuri cambiamenti organizzativi, come fusioni e acquisizioni, espansioni aziendali e riorganizzazioni. Da loro ci si aspetta inoltre che rendano l'employee experience emozionante e coinvolgente, che aiutino dirigenti e singoli collaboratori a prendere decisioni più rapide e intelligenti e che migliorino il coinvolgimento dei dipendenti e le prestazioni aziendali.

Per gestire con successo le sfide che devono affrontare, le organizzazioni HR hanno bisogno di una soluzione HCM flessibile, altamente sicura e scalabile. Eppure molte organizzazioni si affidano a sistemi on-premise che non dispongono di agilità e che sono dispendiose in termini di tempo e denaro.

I vantaggi di un sistema HCM basato su cloud

L'implementazione di un sistema HCM nel cloud offre numerosi vantaggi rispetto a un sistema on-premise, tra cui:

  • Scalabilità semplice. Nel cloud, puoi eseguire agevolmente lo scale-up o lo scale-down a seconda delle evoluzioni delle esigenze aziendali. Espandi o riduci le tue operations secondo le esigenze; grazie all'HCM basato sul cloud puoi implementare rapidamente una soluzione moderna senza rinunciare alla flessibilità finanziaria e al controllo dei costi.
  • Maggiore controllo sulle spese operative rispetto a quelle in conto capitale. Nel cloud, paghi solo per le risorse utilizzate e non devi investire in un'infrastruttura costosa. Le tue spese sono operative piuttosto che capitali.
  • Accesso rapido e semplice all'innovazione. Dal momento che lo sviluppo e l'implementazione avvengono molto rapidamente nel cloud, hai accesso ad upgrade e innovazioni molto prima, il che accelera il ritmo dell'innovazione. Gli aggiornamenti vengono eseguiti automaticamente, senza bisogno di interventi umani.
  • Maggiore sicurezza dei dati. Il cloud ha standard di sicurezza rigorosi integrati, insieme ai controlli basati sull'intelligenza artificiale per garantire che la tua sicurezza rimanga al passo con le minacce in continua evoluzione.
  • Migliore usabilità. Fare adottare e utilizzare al personale HR e ai dipendenti il tuo sistema HR può essere una sfida. Per quanto riguarda l'usabilità, i sistemi basati sul cloud sono più semplici da usare, è possibile accedervi su qualsiasi dispositivo e spesso includono assistenti digitali e controlli vocali per garantire un'esperienza semplice e coerente.
  • Configurabilità migliorata. Con un sistema HRMS, la personalizzazione implicava il chiedere a un tecnico o a un team IT di apportare modifiche all'hard-code. Con un HCM basato sul cloud, puoi configurare il sistema manualmente utilizzando gli strumenti degli utenti finali.
  • Flessibilità. Il passaggio a una forza lavoro da remoto è un ottimo esempio dell'esigenza di flessibilità. Con un sistema HCM basato sul cloud, puoi adeguarti alle esigenze di una forza lavoro remota o ibrida, senza richiedere l'assistenza di un integratore di sistema o dell'IT.
  • Mobilità. Un sistema basato sul cloud permette a te e ai tuoi dipendenti di accedere alle informazioni HR di cui hai bisogno su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo.

Che cosa può aiutarti a realizzare un sistema HCM basato su cloud?

Le ricerche fatte sulle aziende che hanno utilizzato un sistema HCM basato su cloud per oltre sei mesi hanno segnalato notevoli vantaggi, tra cui la possibilità di:

  • Trasformare le operations aziendali. Con l'evolversi dei business, si sta evolvendo anche il settore HR. I team HR moderni stanno diventando partner aziendali nelle loro organizzazioni, espandendo il loro ruolo dall'identificazione dei talenti, dall'attrazione e dalla fidelizzazione, al contribuire a input sostanziali su come aumentare i ricavi e ridurre i costi. Gli utenti del HCM basato sul cloud hanno riscontrato risparmi sui costi e migliorato la produttività grazie alla riduzione dei tempi di reporting, a implementazioni più rapide,a aggiornamenti più fluidi, a una manutenzione ridotta e a un minor numero di personalizzazioni. Questa maggiore produttività consente ai dipendenti di lavorare su attività più strategiche che possono portare alla trasformazione del business.
  • Ottenere agilità di business. Il ritmo dei cambiamenti che interessano il business sta diventando sempre più rapido man mano che le aziende si uniscono, acquisiscono e vendono a livello di record. La capacità di percepire rapidamente, reagire e adattarsi ai cambiamenti di mercato sta diventando fondamentale. I team HR con sistemi HCM basati sul cloud avanzano grazie a una migliore gestione delle prestazioni, all'amministrazione dei benefit e ai processi del ciclo paghe. Questi vantaggi hanno consentito alle organizzazioni di migliorare l'agilità aziendale e di soddisfare i requisiti aziendali attuali e futuri.
  • Migliorare l'esperienza della forza lavoro. Oltre a incrementare la produttività della forza lavoro, i team HR di oggi dovrebbero supportare requisiti aziendali in continua evoluzione in termini di gestione dei talenti e acquisizione. I team HR con sistemi HCM basati sul cloud hanno potuto sfruttare il potenziale delle tecnologie digitali per offrire employee experience di livello superiore. I team hanno semplificato i processi e le transazioni di routine, fornito processi autoguidati con contenuti pertinenti e ridotto i tempi di assunzione. Di conseguenza, i team hanno aumentato la soddisfazione dei dipendenti e accelerato l'innovazione nell'ambiente di lavoro.

Cosa cercare in un sistema HCM

Con la progressiva evoluzione dei software HR, molti fornitori di software hanno messo insieme le loro applicazioni esistenti per fornire una soluzione frammentaria. Ma queste soluzioni non saranno in grado di integrarsi facilmente con le innovazioni tecnologiche future come le interfacce basate sulla chat e l'AI. Cerca una soluzione creata ex novo per trarre vantaggio dalle ultime innovazioni e facile da integrare con altre soluzioni man mano che le responsabilità HR si ampliano.

Di seguito sono riportati alcuni aspetti importanti da volere in un sistema HCM.

  • La possibilità di integrare soluzioni di supply chain, vendite e marketing con la soluzione HCM. L'integrazione dei software sta diventando essenziale in ogni area del business e le HR non fanno eccezione. La tua soluzione HCM dovrebbe essere in grado di integrarsi con la tua tecnologia line-of-business per incentivare gli analytics e il reporting di livello aziendale e dovrebbe essere in grado di integrarsi perfettamente con la tua customer experience e con gli strumenti di pianificazione delle risorse aziendali.
  • La possibilità di integrazione con altre applicazioni che non presenti nella piattaforma del fornitore. Quando la tua tecnologia HR è integrata con altre applicazioni aziendali, puoi ottenere insight che ti consentiranno di prendere decisioni migliori sul futuro del business. Questa integrazione dipende tuttavia dalla capacità del sistema HCM di accedere ai dati e ai processi di cui ha bisogno. Quando stai pensando di adottare un sistema HCM, chiedi al fornitore dove e come il sistema archivia i suoi dati. Alcuni fornitori sono sorprendentemente chiusi al riguardo.
  • Divulgazione trasparente dei costi. Il tuo fornitore ha costi di "rip-and-replace" alti che sono nascosti? Una red flag è quando un fornitore afferma che non sono necessari consulenti di terze parti o integratori di sistemi. Se q7esto succede, chiedi al fornitore un confronto dei tassi di errori di implementazione con e senza i consulenti, cosa che può fornirti insight sui costi totali reali.
  • Una roadmap solida per chatbot, AI e altre innovazioni. Le soluzioni raffazzonate non possono integrare tecnologie avanzate nei loro prodotti e queste innovazioni stanno diventando essenziali per una user experience di livello superiore. Scopri se il fornitore sta attualmente utilizzando l'artificial intelligence o il Machine Learning, se sta lavorando attivamente per rendere l'HR user experience più simile alla consumer experience e se supporta l'Internet of Things (IoT) o la blockchain.
  • La capacità di estendere il branding in tutta l'applicazione. Anche se questa sembra una considerazione minore, una carenza in questo senso può farti notare una mancanza di vera integrazione a livello di codice. Questa complessità nascosta può causare problemi di qualità, integrazione e sicurezza dei dati. Se il tuo branding non può essere esteso in tutta la soluzione HCM, è probabile che il fornitore abbia messo insieme sistemi eterogenei.
  • Help desk HR e soluzioni dedicate alla vita lavorativa incluse. I fornitori di soluzioni per talenti spesso fanno sì che la gestione dell'help desk HR e delle funzioni dedicate alla vita lavorativa, quali volontariato, benessere e mentoring, vengano eseguite da partner di terze parti. Ciò può portare a problemi di scalabilità e profondità, oltre a lasciarti vulnerabile se le relazioni di partnership cambiano o finiscono.
  • Un fornitore che si impegna a investire nell'R&S. Il successo del team HR moderno dipende da nuove innovazioni che migliorano la produttività e la user experience. Un fornitore in fase di ricerca e sviluppo che si è ridotto a focalizzarsi sull'innovazione e sugli investitori non offrirà la soluzione HCM moderna di cui hai bisogno.

Le risposte alle seguenti domande possono aiutarti a trovare la soluzione HCM più adatta alle tue esigenze:

  • Il fornitore è un partner affidabile e noto in questo settore, ed ha esperienze e referenze dei clienti?
  • Posso gestire tutti i processi HR da un unico luogo con un unico sistema?
  • Avrò strumenti di selezione del personale moderni con funzionalità CRM?
  • Le funzionalità dedicate ai talenti e alle risorse umane sono perfettamente compatibili con le integrazioni o sono prodotti acquisiti eterogenei e non in grado di condividere i dati?
  • Gli analytics sono semplici da configurare? Il sistema consente dati di terze parti?
  • Come gestiscono il rilevamento delle minacce e la privacy dei dati dei dipendenti?
  • Qual è il loro ritmo di innovazione e con quale frequenza vengono rilasciate le nuove funzionalità?
  • Esiste una comunità di utenti a cui posso rivolgermi per ricevere assistenza in caso di domande o bisogno di aiuto?

Rilevamento delle minacce e privacy dei dati dei dipendenti

Garantire la protezione dei dati dei dipendenti è una funzionalità essenziale per qualsiasi sistema HCM. Assicurati che il sistema scelto sia progettato in base a principi di progettazione incentrati sulla sicurezza, comprese la virtualizzazione di rete isolata e l'implementazione intensiva di host fisici, che offrono un isolamento dei clienti superiore e riducono i rischi derivanti da minacce avanzate e persistenti. Cerca una soluzione con difese a più livelli e operazioni altamente sicure che estendono l'hardware fisico dei data center al livello Web, oltre a protezioni e controlli disponibili nel cloud. Assicurati che tali protezioni funzionino anche con cloud di terze parti e soluzioni on-premise per aiutare a proteggere carichi di lavoro e dati aziendali moderni dove essi risiedono.

Quando valuti le soluzioni, verifica se il sistema può riconoscere una minaccia, ad esempio un dipendente che riceve una somma di denaro errata o un accesso non autorizzato al sistema. L'uso dell'intelligenza artificiale permette alle organizzazioni di contrassegnare immediatamente tali scenari e di rilevare minacce e anomalie prima che diventino problemi di sicurezza.

Qual è il futuro dell'HCM?

La forza lavoro si sta trasformando in reti di team più snelle e agili e sta diventando più mobile, globale e diversificata. L'HCM si sta evolvendo rapidamente per stare al passo. Aspettati di vedere un'adozione ed un focus maggiore sulle tecnologie e sulle aree seguenti:

  • Tecnologie mobile. I team HR di domani potranno aumentare il coinvolgimento e la produttività fornendo alle risorse umane, ai dipendenti e ai manager applicazioni mobile self-service di livello consumer progettate per lavorare su ogni dispositivo in modo conversazionale.
  • Chatbot. I programmi HR saranno in grado di servire le istituzioni in modo più rapido ed efficiente con chatbot digitali. Gli utenti parleranno agevolmente ai bot per eseguire semplici transazioni, rendendo l'HCM una parte perfetta della work experience.
  • AI. Il Machine Learning e l'intelligenza artificiale potenzieranno ciò che non è umanamente possibile, come l'estrazione rapida di migliaia di curricula e datapoint per trovare i candidati più idonei, o consiglieranno i giusti corsi di formazione ai dipendenti in base ai loro profili.
  • Un focus crescente sull'employee experience. I dipendenti amano il loro luogo di lavoro? Si sentono supportati? Migliore è l'employee experience, maggiore sarà il successo dell'azienda.
  • Sviluppo delle competenze. Aiutare i dipendenti a sviluppare nuove competenze diventerà sempre più importante per le aziende di successo. Tecnologie come gli assistenti alle competenze possono aiutare i dipendenti a identificare le lacune nelle conoscenze e a indirizzarli verso risorse che possono aiutarli a colmare tali lacune.
  • Diversità e integrazione. Per avere successo, le aziende hanno bisogno di persone con diversi background, prospettive e capacità. Ad esempio, oggigiorno ci sono cinque generazioni di dipendenti e le aziende devono soddisfare le esigenze di tutte. La generazione più giovane tra di loro (Gen Z) è cresciuta con AI e mobile. Per loro, quelle tecnologie sono fondamentali al momento della scelta del luogo di lavoro.