Czym jest system zarządzania finansami?

Czym jest system zarządzania finansami?

Cyfrowy silnik księgowy i finansowy, który monitoruje i analizuje zasoby finansowe organizacji za pomocą oprogramowania do zarządzania finansami.

 

Od księgowania w systemach zaplecza po nowoczesne dynamiczne gospodarowanie finansami

System zarządzania finansami jest zaprojektowany do generowania, łączenia, zapisywania i raportowania wielu różnych rodzajów transakcji finansowych, ale w ostatecznym rozrachunku służy jednemu celowi: liczeniu pieniędzy.

Mówiąc wprost: bez jakiejś formy oprogramowania księgowego organizacja nie będzie w stanie funkcjonować. Na poziomie najbardziej podstawowym każda organizacja potrzebuje systemów do zarządzania przepływem pieniędzy do i z firmy. Ale naprawdę skuteczny system zarządzania finansami potrafi znacznie więcej: optymalizować zyskowność, mierzyć przepływy środków pieniężnych, obliczać zobowiązania podatkowe, pilnować zgodności z przepisami oraz utrzymywać długofalową stabilność firmy.

Nowoczesne narzędzia dla nowoczesnej firmy

Pomóż firmie kroczyć naprzód, wdrażając nowoczesne środowisko zarządzania finansami.

Najważniejsze zalety oprogramowania księgowego

Oprogramowanie do zarządzania finansami zawiera narzędzia i procesy umożliwiające zarządzanie przychodami, wydatkami i środkami trwałymi oraz sprawowanie nad nimi nadzoru. Nadrzędnym celem każdego rozwiązania do zarządzania finansami jest nie tylko wspieranie bieżącej działalności firmy, ale również maksymalizacja zysków oraz ochrona danych finansowych przed oszustwami i kradzieżą. System księgowy musi zapewniać co najmniej następującą funkcjonalność:

  • Eliminacja błędów w obszarze zarządzania finansami—Współczesne przedsiębiorstwa potrzebują czegoś więcej niż cyfrowej wersji (arkusze kalkulacyjne) taktycznych ksiąg rachunkowych. Poza odnotowywaniem transakcji oprogramowanie do zarządzania finansami musi również pomagać w takich aspektach, jak prowadzenie ogółu spraw finansowych firmy, eliminowanie błędów księgowych, skrócenie cyklu fakturowania, przestrzeganie stale zmieniających się przepisów i wymogów ustawowych oraz optymalizowanie przepływów pieniężnych w skali dnia, miesiąca i roku.
  • Zgodność z obecnymi i przyszłymi standardami księgowymi—Krajowe i międzynarodowe standardy księgowe wyznaczają ramy, w których muszą się poruszać firmy prywatne i publiczne. Za pomocą reguł, definicji i procesów standardy normalizują informacje finansowe. Niestety, owe standardy często się zmieniają. W ciągu ostatnich kilku lat w życie weszły nowe normy, w tym IFRS 15 i ASC 606. System zarządzania finansami powinien obsługiwać najnowsze standardy księgowe i być na tyle elastyczny, aby bez problemu przyjmować kolejne zmiany.
  • Rzetelne dane finansowe—Oprogramowanie finansowe nie może się ograniczać do obsługi podstawowych operacji księgowych. Musi również pomagać organizacjom w następujących kwestiach: eliminowanie nadmiarowości zapisów w księgach, usprawnienie budżetowania, prognozowania i planowania, wdrożenie kompleksowego zarządzania wydatkami z podziałem na odpowiednie kategorie, bezproblemowa integracja z systemami bankowymi, zwiększenie dokładności audytów oraz prowadzenie szczegółowych rejestrów aktywów i zobowiązań.
  • Bezpieczeństwo danych i systemów—Funkcje księgowe, finansowe i audytowe muszą gwarantować wszechstronne bezpieczeństwo systemów oraz bezwzględną integralność danych wewnątrz całego systemu zarządzania finansami.
  • Integracja całej działalności przedsiębiorstwa—W dużych organizacjach oprogramowanie do zarządzania finansami wchodzi w skład systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), który łączy dane finansowe i inne między jednostkami organizacyjnym, zakładami lub działami firmy. Skonsolidowanie danych finansowych prowadzi do uspójnienia i w efekcie uproszczenia procesów realizowanych w firmie.
  • Skalowalność—Gdy firma się rozwija, rośnie obciążenie jej systemów i procesów. A to oznacza, że jej oprogramowanie do zarządzania finansami musi mieć zdolność szybkiego i łatwego skalowania, aby wesprzeć tę ekspansję — na nowe rynki, kraje i asortyment produktowy.
  • Rozbudowana kontrola wewnętrzna—W ramach monitorowania i zarządzania środkami pieniężnymi w przedsiębiorstwie systemy zarządzania finansami powinny wspomagać ochronę newralgicznych danych przed kradzieżą, fałszowaniem i innymi formami przestępczego wykorzystania. Gdy system zawiera funkcje zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami, firmy mogą je wykorzystywać nie tylko do śledzenia historii transakcji i wykrywania błędów, ale również w celu dzielenia obowiązków oraz przypisywania ról do obowiązków w całym przedsiębiorstwie.

Podstawowe obszary funkcji kompleksowego systemu księgowego

Systemy zarządzania finansami dostarczają precyzyjne informacje finansowe wewnątrz całej organizacji. Dodatkowo różnorodność danych w oprogramowaniu finansowym może wspierać przedsiębiorstwo w następujących obszarach funkcjonalnych:

  • Księgi: Księga główna (KG) i księgi pomocnicze

    • Księgi — szczególnie księga główna — są podstawowym elementem każdego systemu zarządzania finansami. Ich konstrukcja i opcje bardzo mocno decydują o całościowej funkcjonalności oprogramowania finansowego.
    • KG to najważniejsza księga w systemie. Zawiera szczegółowy zapis, wiersz po wierszu, każdej zrealizowanej transakcji finansowej. Dla każdej transakcji rekord w KG zawiera przeważnie następujące informacje: kwota, konto, data, opis, numer i typ transakcji.
    • Oprogramowanie do zarządzania finansami powinno zawierać księgi pomocnicze wewnątrz KG podzielone według działów, zakładów, lokalizacji, krajów lub najważniejszych projektów. Księgi pomocnicze zwiększają dokładność księgowania i przejrzystość finansową w kontekście zapłaty podatków, budżetu i planowania finansowego, a także analizy i sprawozdawczości finansowej.
  • Rozrachunki z dostawcami (AP) i rozrachunki z odbiorcami (AR)

    • Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami decydują o wykazywaniu zobowiązań i należności firmy w całym systemie zarządzania finansami.
    • Szybkie i rzetelne wykonywanie operacji w tych obszarach może poprawić przepływy pieniężne oraz usprawnić procesy zamknięcia miesiąca, roku i większość innych okresowych procesów finansowych. Połączenie z systemem optycznego rozpoznawania znaków i innymi narzędziami automatyzującymi przyspiesza przetwarzanie w obszarach AP i AR oraz pomaga eliminować błędy.
  • Zarządzanie aktywami

    • System zarządzania zapasami musi dostarczać informacji o wartości i kondycji aktywów. Oprogramowanie do zarządzania finansami potrzebuje danych o zaangażowanym kapitale i danych operacyjnych razem z opisowymi informacjami o aktywach, ponieważ tylko wtedy będzie w stanie wygenerować precyzyjne sprawozdania finansowe o zwiększeniu i spadku wartości.
  • Zarządzanie windykacją

    • Zarządzanie windykacją w stosunku do dostawców i klientów to ważny obszar funkcjonalny oprogramowania do zarządzania finansami. Mając do dyspozycji kompleksowe opcje zarządzania windykacją, łatwiej jest tworzyć rankingi klientów, formułować strategie windykacji, zarządzać płatnościami windykacyjnymi oraz inicjować działania windykacyjne wobec klientów ogłaszających bankructwo.
  • Zarządzanie wydatkami pracowników

    • Generowanie i przetwarzanie raportów o wydatkach pracowników to nieodzowna funkcjonalność systemu zarządzania finansami. Wśród opcji powinna się znaleźć możliwość samodzielnego wprowadzania wydatków przez pracowników oraz przypisywania wydatków do projektów i kont rozliczania podróży służbowych.
  • Sprawozdawczość i analiza

    • Pobierając, porządkując i analizując dane z systemów zarządzania finansami, można otrzymać użyteczny obraz efektów działalności firmy oraz jej sytuacji finansowej w wybranych momentach. Oprogramowanie do zarządzania finansami będzie najbardziej skuteczne wtedy, gdy ma wbudowane macierzyste narzędzia sprawozdawcze.
    • W przypadku, gdy oprogramowanie finansowe zawiera również wielowymiarową platformę sprawozdawczą z funkcjami samodzielnego tworzenia raportów i wizualizacji, firmy mogą zaoferować swoim pracownikom dostęp do informacji na żywo, co zawsze przynosi dużą korzyść.
  • Zarządzanie przychodami

    • Aplikacje do zarządzania przychodami zawarte w systemach do zarządzania finansami automatyzują egzekwowanie i weryfikują zgodność ze standardami i przepisami, takimi jak
      ASC 606 czy IFRS 15.
  • Zarządzanie ryzykiem

    • Aby chronić firmę przez kradzieżami i fałszerstwami inicjowanymi wewnętrznie i z zewnątrz, systemy zarządzania finansami oferują wbudowane narzędzia kontroli i audytu, które umożliwiają zarządzanie podziałem obowiązków (SOD) oraz regułami płatności.

Raporty wymagane od systemu ERP

Większość systemów zarządzania finansami bardzo dobrze radzi sobie z dynamicznym udostępnianiem wglądu w dane przedsiębiorstwa. W ubiegłym wieku programy do planowania zasobów przedsiębiorstwa potrafiły świetnie gromadzić bardzo duże zbiory danych biznesowych, ale miały problemy z tworzeniem raportów na ich podstawie. Tak było kiedyś.

Współczesne organizacje chcą mieć możliwość praktycznego wykorzystywania danych finansowych do poprawiania dochodowości, optymalizowania działalności i usprawniania procesów podejmowania decyzji. W ostatnich kilku(nastu) latach znacznie wzrosło znaczenie funkcji sprawozdawczości oraz innych form monitorowania działań i generowania danych wyjściowych. W reakcji na te nowe potrzeby zmieniły się wymogi, jakie w kwestii raportowania systemy zarządzania finansami stawiają pozostałym systemom.

Każda firma potrzebuje co najmniej raportów o zakończeniu miesiąca, kwartału i roku, a także podstawowych sprawozdań finansowych o dochodach, wydatkach i saldach. Co prawda takie raporty były dostępne zawsze, ale trudno było je personalizować oraz tworzyć na ich podstawie produkty pochodne do innych zastosowań.

W obecnym szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym możliwość generowania predefiniowanych raportów oraz łatwego tworzenia niestandardowych sprawozdań to nie sympatyczna ciekawostka, ale kluczowy wymóg, jaki stawia się oprogramowaniu do zarządzania finansami. Do tego dochodzą potrzeby takie jak dogłębna analiza danych, wizualizowanie informacji, lepszy wgląd w działalność operacyjną i większa opisowość raportów — i okazuje się, że oprogramowanie ERP musi ściśle i bezproblemowo współpracować z zaawansowanymi systemami sprawozdawczymi, takimi jak rozwiązania do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM).

 

Usprawnienie działania i planowanie finansowe

Dobry system zarządzania finansami nie poprzestaje na zarządzaniu mechanizmami finansowymi należności i zobowiązań oraz opublikowaniu paru raportów.
Odpowiednio zaprojektowany system pomaga usprawnić działanie firmy i zwiększać zyski poprzez zoptymalizowanie procesów operacyjnych i ich uspójnianie z najlepszymi praktykami. Pomaga też zwiększyć indywidualną wydajność pracownikom, umożliwiając im skupienie się na strategicznych (zamiast taktycznych) działaniach o bardziej fundamentalnym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.

Nie tylko księga główna

Gdy organizacja wchodzi w nowe segmenty produktów, wkracza do kolejnych krajów i przystosowuje się do nowej sytuacji rynkowej (szczególnie kiedy sama ją powoduje), jej systemy zarządzania finansami muszą szybko poradzić sobie ze zwiększonymi obciążeniami w postaci dodatkowych wymagań sprawozdawczych i prawnych, dodatkowych aktywów, nowych krótko- i długoterminowych zobowiązań, bardziej wykwalifikowanych dostawców towarów i usług oraz specyfiki wynagradzania i spraw pracowniczych w różnych krajach.

Przygotowanie na pracowników nowej generacji

Obecni pracownicy starej daty odchodzą powoli na emeryturę, a ich miejsce zajmują millenialsi. Umiejętność przyciągnięcia najlepszych z nich urasta do rangi ważnego priorytetu. Systemy zarządzania finansami muszą spełniać oczekiwania pracowników cyfrowych, czyli m.in. oferować intuicyjne i łatwe w obsłudze interfejsy użytkownika oraz wbudowane narzędzia sieci społecznościowych, których współczesne pokolenie tak masowo używa.

Nowoczesne oprogramowanie i rozwiązania Oracle w dziedzinie systemów zarządzania finansami

Oracle oferuje nowoczesne, chmurowe systemy zarządzania finansami, które pomagają organizacjom rywalizować w erze cyfrowej gospodarki. Oto kilka najważniejszych cech tych rozwiązań:

  • Rewolucyjne narzędzia sprawozdawcze—Rozbudowane funkcje raportów wbudowanych i ad-hoc z danymi zbieranymi na żywo oraz fabryczna integracja z aplikacjami Oracle EPM Cloud. Zastąpienie rozproszonych, niepowiązanych z sobą arkuszy kalkulacyjnych szybkimi i dokładniejszymi raportami pozwala szybciej reagować na różne zjawiska i uspójnić planowanie w skali całego przedsiębiorstwa.
  • Bezpieczna, globalna infrastruktura—Zabezpieczenia klasy ambasadowej dzięki międzynarodowej infrastrukturze zaprojektowanej, zarządzanej i będącej własnością Oracle, wykorzystującej najnowocześniejsze centra przetwarzania danych oparte na najlepszych systemach bazodanowych Oracle. W takim środowisku systemy zarządzania finansami Oracle bez problemu spełniają wymogi lokalnego przechowywania danych nakładane przez różne kraje.
  • Bezkonkurencyjna skalowalność—Rozwiązania chmurowe Oracle oferują doskonałą skalowalność pod względem wolumenu danych i szybkości działania. Podczas testów skomplikowane zestawy danych finansowych były przetwarzanie w tempie 360 milionów transakcji na godzinę.
  • Kompleksowe zarządzanie finansami—Oracle dostarcza najbardziej kompleksowy pakiet oprogramowania finansowego wśród podobnych rozwiązań istniejących na rynku. Zawiera m.in. aplikacje do podstawowych operacji księgowych i finansowych, zarządzania wydatkami, zarządzania ryzykiem, egzekwowania zgodności z przepisami, bezpośredniego i pośredniego zaopatrzenia oraz zarządzania portfelem projektów (PPM).
  • Intuicyjne interfejsy użytkownika—Bazując na współczesnych kanonach projektowania i wykorzystując narzędzia społecznościowe, Oracle oferuje w swoich produktach nowoczesne interfejsy użytkownika, które pomagają pracować wydajniej i bardziej zespołowo.
  • Kompleksowe, całościowe rozwiązania dla przedsiębiorstw—Rozwiązania Oracle pomagają eliminować zjawisko izolowania danych, uzyskiwać lepszy obraz działalności i konfigurować spójne przepływy pracy w całym przedsiębiorstwie dzięki macierzystej integracji ze wszystkimi typowymi biznesowymi obszarami funkcjonalnymi: kadry (HCM), zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM), produkcja, automatyzacja działań sprzedażowych (CRM) i wsparcie serwisowe.
  • Najlepsze praktyki—W usłudze Oracle Modern Best Practice skatalogowano ponad 180 procesów biznesowych, pomagając użytkownikom w dynamicznym zarządzaniu finansami. Oprogramowanie Oracle do zarządzania finansami zbudowano z uwzględnieniem tych najlepszych procesów, tak aby nasi klienci mogli łatwiej osiągać optymalną wydajność pracy, szybciej finalizować działania i mieć bieżący wgląd w sytuację firmy.

Zalety formatu chmurowego w nowoczesnym rozwiązaniu do zarządzania finansami

Poza założeniami konstrukcyjnymi opisanymi powyżej istnieją także trzy podstawowe przesłanki operacyjne, które powodują stopniowe przenoszenie systemów zarządzania finansami ze środowisk lokalnych do chmurowych. Oto one:

  • Oprogramowanie które pracuje, a nie nakłada pracę na użytkowników—Przy starych systemach zarządzania finansami operatorzy i konsultanci musieli wykonywać mnóstwo prac utrzymaniowych. Aby zachować bezpieczeństwo i aktualność, lokalne pakiety oprogramowania ERP i EPM stale wymagały poprawek błędów, aktualizacji i uaktualnień, często wprowadzanych za pomocą bezpośrednio następujących po sobie projektów. W przypadku rozwiązań chmurowych cała ta mozolna praca związana z monitorowaniem, diagnozowaniem, instalowaniem i testowaniem poprawek przechodzi na dostawcę. Klient nie zajmuje się ciągłym naprawianiem systemu, tylko jego produkcyjnym wykorzystaniem.
  • Eliminacja kosztownych działań ubocznych—Systemom starego typu trzeba poświęcać mnóstwo czasu, pracy i pieniędzy, aby po prostu utrzymać ich funkcjonowanie. Z kolei w chmurowych systemach zarządzania finansami wszystkie uaktualnienia, operacje przywracania po awarii, modernizacje sprzętu, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie niestandardowym kodem źródłowym przejmuje na siebie dostawca w ramach kompleksowej usługi.
  • Koniec z niewykorzystanym oprogramowaniem—Wraz z nadejściem nowoczesnego oprogramowania do zarządzania finansami skończyła się praktyka kupowania dodatkowych licencji dla potencjalnych przyszłych użytkowników i projektów. W modelu subskrypcji chmurowych rozwiązań SaaS firmy używają tylko tylu licencji, ilu potrzebują obecnie, a kolejnych użytkowników i produkty dodają wraz z nowymi wymaganiami. Wydatki na oprogramowanie, które potem leży na półce, to kolejny relikt minionej epoki informatyki.

Chmura wyznacza kierunek dla nowej generacji systemów zarządzania finansami

Bez wątpienia systemy zarządzania finansami przeszły ewolucję dostosowującą je do wymagań ery cyfrowej. Kluczowe znaczenie w tej transformacji miała koncepcja chmury. Dzięki środowiskom chmurowym tradycyjne systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa i zarządzania finansami zmieniły się z prostego oprogramowania księgowego działającego na zapleczu w kompleksowe, newralgiczne, zintegrowane rozwiązania wspierające innowacyjność. Wobec coraz to nowych sił zaburzających dotychczasowy stan i rosnącej presji konkurencyjnej nowoczesne systemy zarządzania finansami przygotowane na nową rzeczywistość pomogą utrzymać niezbędną pozycję finansową przedsiębiorstwa.


Zacznij korzystać z systemu ERP