Co to jest HRIS?

Różnice między koncepcjami HRIS, HRMS i HCM

Terminy HRIS, system zarządzania kadrami (human resources management system, HRMS) i zarządzanie kapitałem ludzkim (human capital management, HCM) są często używane zamiennie. Mogą jednak istnieć między nimi subtelne różnice, w zależności od tego, jakie funkcje firma zdecyduje się wdrożyć.

HRIS – pierwotnie termin ten odnosił się do podstawowego systemu prowadzenia administracyjnej dokumentacji pracowników. Ponieważ funkcje kadrowe stały się bardziej złożone, system HRIS obejmuje obecnie procesy takie jak pozyskiwanie talentów, rekrutacja oraz bieżące zarządzanie danymi pracowników i ich przetwarzanie.

HRMS – termin ten pojawił się, gdy organizacje zaczęły wykorzystywać coraz bardziej zaawansowane oprogramowanie i zautomatyzowane zadania do wykonywania czynności związanych z zarządzaniem kadrami — mimo to nadal jest używany zamiennie z terminem HRIS. Dzisiejszy system HRIS może obejmować zarządzanie listą płac oraz czasem i kosztami pracy.

HCM – termin ten odnosi się do szerszego lub kompleksowego rozwiązania, które obejmuje wszystkie aspekty funkcji kadrowych i zarządzania personelem. Dodatkowe funkcje obejmują zaawansowane zadania z zakresu zarządzania talentami takie jak zarządzanie wynikami pracy, planowanie sukcesji, planowanie wynagrodzeń, strategiczne planowanie personelu i wszystkie inne działania związane z planowaniem w obszarze kadr. HCM obejmuje cały zakres funkcji kadrowych, niezależnie od tego, czy są one oparte na danych, transakcyjne, czy strategiczne.

Czym jest system HRIS? Dwa filary

System HRIS opiera się na dwóch filarach, które tworzą podstawę do zarządzania pracownikami i zasadami; pozwala on poprawić ogólną efektywność organizacji.

Struktura organizacyjna

Z perspektywy strukturalnej system HRIS obejmuje role, funkcje i hierarchię raportowania. Definiując strukturę organizacyjną, system HRIS ułatwia określenie zakresu odpowiedzialności oraz zapewnia funkcjonalność i spójność operacyjną.

Właściwy system HRIS pomoże Ci stawić czoła wyzwaniom biznesowym, ułatwiając znalezienie odpowiednich talentów. Dzięki spójnemu, zautomatyzowanemu zarządzaniu danymi dotyczącymi pozyskiwania i rekrutacji system HRIS może pomóc Ci zbudować kadrę pracowniczą, która będzie składała się z właściwych ludzi o odpowiednich umiejętnościach, pracujących na właściwych stanowiskach i we właściwej strukturze, co pozwoli Ci osiągnąć Twoje cele strategiczne.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu Strategic Workforce Planning (PDF)

Zarządzanie danymi pracowników

System HRIS działa podobnie do systemu CRM (zarządzania relacjami z klientami), tyle że w odniesieniu do relacji pracodawca-pracownik. Zapewnia kompleksowy wgląd w dane każdego pracownika obejmujące m.in. imię i nazwisko, adres, datę zatrudnienia, wynagrodzenie czy wybrane świadczenia. Mając odpowiednie dane, będziesz w stanie nawiązać lepszy kontakt z pracownikami oraz pomagać im w tworzeniu planów kariery, znajdowaniu odpowiednich szkoleń i poprawianiu wyników.

System HRIS umożliwia zautomatyzowane i ustandaryzowane prowadzenie dokumentacji, raportowanie i korzystanie z funkcji samoobsługowych. Może to prowadzić do dokładniejszego zarządzania informacjami, co przekłada się na większą efektywność, a jednocześnie zapewnia wygodę i łatwość użytkowania dla pracowników.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach z zakresu zarządzania kadrami

HRIS — cechy, funkcje i użytkownicy

Typowy system HRIS zawiera podstawowe funkcje, które pomagają w rekrutacji i pozyskiwaniu talentów oraz zarządzaniu wynagrodzeniami, organizacją i nieobecnościami (np. urlopami czy zwolnieniami lekarskimi). W zależności od potrzeb biznesowych można rozszerzać go o dodatkowe funkcje.

Automatyzując zadania kadrowe i zapewniając samoobsługowy dostęp do procedur i zasad, system wprowadza standaryzację i spójność w całej organizacji, jednocześnie zwiększając efektywność operacyjną działu kadr i poprawiając doświadczenia pracowników.

Każdy pracownik firmy jest użytkownikiem systemu HRIS, ale jego głównymi użytkownikami są administratorzy ds. kadr, specjaliści ds. płac, specjaliści ds. zarządzania talentami i rekruterzy. Znaczna część ich pracy polega na regularnej interakcji z systemem HRIS.

Wyzwania związane z systemami kadrowymi

Każda firma jest wyjątkowa i ma swoje własne wyzwania. Twój system HRIS powinien im sprostać. Oto kilka najczęstszych wyzwań związanych z systemami HRIS.

• Prywatność i bezpieczeństwo danych. Jednym z największych problemów związanych z zarządzaniem systemem HRIS jest zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa danych pracowników. Systemy te zawierają ogromne ilości wrażliwych i poufnych danych, które należy chronić. Kluczowym wyzwaniem związanym z systemami HRIS, przed którym stoją organizacje, jest to, jak wdrożyć rozwiązanie, które będzie na tyle zaawansowane, by każdy użytkownik mający dostęp do systemu mógł uzyskać dokładnie te informacje, które są mu potrzebne do wykonania zadania, bez dostępu do informacji, do których nie ma uprawnień.
• Zgodność z regulacjami i przepisami. Reguły dostępu do danych w systemie HRIS muszą być także zgodne z przepisami prawa. Każda organizacja musi mieć pewność, że jej system HRIS jest zgodny z ciągle zmieniającymi się regulacjami prawnymi. Jest to szczególnie trudne dla firm, które prowadzą działalność na całym świecie. Użyteczność i funkcjonalność zależą od tego, czy każdy użytkownik będzie mógł szybko i łatwo przeprowadzać transakcje za pomocą systemu bez naruszania poufności lub łamania prawa.
  
  Dowiedz się więcej o kompleksowym systemie kadrowym, który można wdrożyć na całym świecie
• Zakłócenia w działalności. Ciągłe zmiany w funkcjach systemu HRIS również mogą stanowić wyzwanie. W erze nieustannych przełomowych innowacji organizacje czasami mają trudności z nadążaniem za aktualizacjami i udoskonaleniami systemów HRIS. Podobnie wybór systemu HRIS odpowiedniego dla Twojej firmy może być skomplikowany. Przy tak wielu dostępnych opcjach i funkcjach ważne jest, by wybrać system, który najlepiej odpowiada Twoim celom biznesowym, i nie rozpraszać się elementami, które mogą okazać się nieprzydatne.
  
  Dowiedz się więcej o kompleksowym systemie kadrowym, który można wdrożyć na całym świecie (PDF)

Jakie są korzyści płynące z przeniesienia systemu HRIS do chmury?

Wdrożenie systemu HRIS w chmurze ma wiele zalet w porównaniu z lokalnym systemem HRIS, takich jak m.in.:

• Łatwe skalowanie. W chmurze możesz łatwo zwiększać lub zmniejszać skalę działania w miarę zmieniających się potrzeb biznesowych. Zyskujesz też większą elastyczność finansową i możesz lepiej zarządzać kosztami, gdy usprawniasz lub ograniczasz swoje operacje.
• Większa kontrola nad wydatkami operacyjnymi i kapitałowymi. W chmurze płacisz tylko za faktycznie wykorzystane zasoby i nie musisz inwestować w kosztowną infrastrukturę. Wydatki są głównie operacyjne, a nie kapitałowe.
• Szybki i łatwy dostęp do innowacji. Ponieważ proces rozwoju i wdrażania przebiega w chmurze bardzo szybko, dostęp do uaktualnień i innowacji jest znacznie wcześniejszy.

Kluczowe czynniki decydujące o wyborze najlepszego systemu HRIS

Aby sprostać specyficznym potrzebom firmy, należy dostosować do nich rozwiązanie HRIS. Istnieją jednak dwa główne obszary funkcjonalności, co do których każda firma powinna się upewnić, że są dostępne u wybranego przez nią dostawcy rozwiązań HRIS.

1. Rozwiązanie powinno być w stanie objąć wszystkie aspekty zarządzania kadrami. Obejmują one rekrutację, wdrażanie pracowników, kształcenie, planowanie sukcesji oraz punkt pomocy. Potrzebne będzie kompletne, całościowe rozwiązanie, które zaspokoi wszystkie potrzeby Twojej firmy — również te, które będą się zmieniać. To, co dobrze sprawdza się dzisiaj, może nie być wystarczające jutro.

2. Rozwiązanie to powinno być częścią szerszego rozwiązania korporacyjnego, które łączy dział kadr z działem finansów. Robocizna jest jednym z najwyższych współczynników kosztów w każdej organizacji. Każda decyzja, która dotyczy ludzi, wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Bardzo ważne jest, by Twoja firma miała pełny wgląd zarówno w swoich pracowników, jak i w swoje finanse, a także w relacje między nimi. Najlepszy system HRIS to taki, który jest ściśle powiązany z systemem finansowym. Idealnie byłoby, gdyby oba systemy znajdowały się na tej samej platformie i korzystały z tej samej technologii.

Przyszłość systemu HRIS

Wraz z rozwojem zautomatyzowanych technologii miejsce pracy ulega radykalnym zmianom. Ludzie współpracują z technologią w coraz bardziej wyrafinowany sposób. Choć przynosi to wiele korzyści biznesowych, jednym z zagrożeń, jakie ze sobą niesie, jest dehumanizacja miejsca pracy. Jak na ironię, postęp technologiczny w obszarze zarządzania kadrami stwarza okazję do przekształcenia HRIS z bezosobowego systemu zarządzania danymi osobowymi w system, który tworzy bardziej ludzkie doświadczenie w miejscu pracy.

System HRIS przyszłości będzie bardziej pomocny i intuicyjny, dzięki czemu pracownicy będą mogli łatwiej, szybciej i z lepszym skutkiem osiągać swoje cele. Systemy te będą korzystać ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, aby „wyczuć”, co pracownicy próbują osiągnąć, i proaktywnie proponować rozwiązania — od zmiany adresu po zapisanie się na najlepsze szkolenie. Z perspektywy operacji back-end innowacje w zakresie HRIS staną się łatwiejsze do zarządzania. Instalacja uaktualnień i nowych wersji będzie łatwiejsza i dostosowana do potrzeb klienta.

Organizacje, które wykorzystują najnowsze technologie w swoich systemach HRIS, będą częścią ruchu mającego na celu przekształcenie miejsca pracy w środowisko, w którym technologia i ludzie współpracują ze sobą, by zapewnić wszystkim lepsze wyniki. Funkcja kadrowa znajduje się w samym sercu tej transformacji. Pozwól nam pomóc Ci przenieść system HRIS do chmury, aby Twoje miejsce pracy stało się bardziej ludzkie; co więcej, technologia ta sprawi, że Twoja firma osiągnie wyższy poziom wydajności.