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HRIS 是什么?

人力资源信息系统 (HRIS) 是一种软件解决方案,主要用于维护、管理和处理详细的员工信息和人力资源相关的政策与程序。作为交互式的信息管理系统,HRIS 旨在标准化人力资源 (HR) 任务和流程,同时确保记录保存和报告的准确性。

HRIS 在本质上是在员工和企业之间传送员工信息的“双向通道”。它淘汰了基于纸质和手动的 HR 流程,为员工和他们所工作的企业之间提供更简化和高效的无缝交互,让 HR 专员能够专注于执行更具战略性和高价值的工作。

HRIS、HRMS 以及 HCM 的区别

尽管 HRIS人力资源管理系统 (HRMS)人力资本管理 (HCM) 等术语经常可互换使用,但仍有一些细微差别,具体取决于企业选择启用的功能。

HRIS

原指收集和保存员工记录的基本系统,但随着 HR 职能变得越来越复杂,HRIS 如今也整合了人才招聘以及持续的员工数据管理和处理等流程。

HRMS

企业开始使用越来越复杂的软件和自动化任务来执行 HR 功能造就了 HRMS 的启用。然而,HRMS 仍然与 HRIS 互换使用,当今的 HRIS 包括薪资管理和工时与人工管理流程。

HCM

指的是更广泛或全面的解决方案,涵盖了 HR 职能和劳动力管理的方方面面,包括绩效管理、继任计划、薪酬计划、战略性劳动力规划等高级人才管理任务和所有其他 HR 计划活动,以及基于数据、事务或战略性的多种 HR 职能。

什么是 HRIS 系统?HRIS 系统的两大基本要素

HRIS 是基于两大基本要素构建,奠定了员工和政策管理的基础,以提高整体的组织效率。

组织结构

从结构的角度来看,HRIS 覆盖角色、职能和报告等层次结构。HRIS 通过定义组织结构提供了可识别的问责制以及实施运营功能和一致性的途径。

合适的 HRIS 可助力企业实现人岗匹配以应对业务挑战。通过自动化和一致性管理招聘数据,HRIS 可帮助企业培育具备合适技能并在合适的职能和结构下工作的员工,以实现您的战略目标。

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员工数据管理

HRIS 类似于客户关系管理,不同的是它在雇主/雇员的设置中提供每个员工的全面视图,包括姓名、地址、聘用日期、薪酬、福利选择等。有了正确的数据,您就能够更好地与员工建立联系,帮助他们制定职业规划、寻找合适的培训并将他们的表现提升到全新的水平。

HRIS 支持自动化和标准化的记录保存、报告和自助服务功能,可确保信息管理更加准确及保持更新,便于员工使用的同时也提高效率。

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HRIS 的特性、功能和用户

典型的 HRIS 包括有助于招聘和人才获取、薪酬管理、组织管理和缺勤管理(如假期、病假和个人休假)的基本功能,此外,企业还可以根据业务需求添加额外功能。

HRIS 系统通过自动执行 HR 相关任务并提供对程序和政策的自助访问在整个企业内实现了标准化和一致性,从而提高 HR 运营效率并提供更好的员工体验。

虽然企业内的每个员工都是 HRIS 的用户,其超级用户指的是 HR 管理员、薪资专员、人才管理专员和招聘人员。他们的大部分工作涉及定期与 HRIS 进行交互。

人力资源系统的挑战

每个企业都是独特的,因此都有各自需要面对的挑战,您的 HRIS 系统必须能够应对这些问题。下面列出了一些比较常见的 HRIS 挑战。

  • 数据隐私和安全。管理 HRIS 的重大隐患之一是确保员工数据的隐私和安全。这些系统储存了大量必须加以保护的敏感和机密数据。因此,企业针对 HRIS 系统面临的一个关键挑战是必须采用足够先进的解决方案,以确保访问系统的每个用户都能在无需接触他们无权查看的信息的情况下准确获取执行任务所需的信息。
  • 监管和合规要求。HRIS 的数据访问规则还必须符合监管法规。企业需要确保其 HRIS 满足不断变化的法规要求,这对于拥有全球业务的企业来说尤其具有挑战性。实用和功能性强的系统能够确保每个用户在不违反保密性或法律的情况下通过系统快速轻松地执行事务处理。

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  • 业务中断。HRIS 功能不断更新也可能带来挑战。在这个颠覆性创新持续演进的时代,企业有时很难跟上 HRIS 升级和改进的步伐。同样,为您的企业选择合适的 HRIS 可能是很复杂的事。在琳琅满目的选项和功能可用的情况下,您需要选择与您的业务目标保持一致的系统,而不会被可能证明无用的组件分散注意力。

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将 HRIS 迁移到云的优势

与本地部署相比,在云中部署 HRIS 有更多优势,包括:

  • 易于扩展。在云中,您可以根据业务需求的变化轻松进行扩缩,此外,还可以在加强或缩小运营时获得更大的财务灵活性并更好地管理成本。
  • 与资本支出相比,更好地控制运营支出。在云中部署 HRIS 意味着您只需为所使用的内容付费,而无需投资于昂贵的基础设施。因此,涉及的费用是运营而非资本支出。
  • 快速轻松地获得创新。由于云中的开发和部署非常迅速,因此您可以更快地进行升级和获得创新。

将 HRIS 迁移到云的十大理由

本地 HRIS 解决方案根本无法企及云功能,以下是上云的十大理由。

  • 1. 简单、直观、按需定制的用户体验
  • 2. 可适应不断变化的环境的灵活架构
  • 3. 采用 AI 优先方法构建的智能应用,可提高洞察和运营效率
  • 4. 轻松升级,提供更出色的业务价值
  • 5. 通过新兴技术实现持续创新
  • 6. 同类优秀的多层数据安全和隐私功能
  • 7. 通过兢兢业业、充满活力的 HR 社区分享优秀实践
  • 8. 在您云之旅的每一步建立专家伙伴关系
  • 9. 支持全球覆盖范围的设计
  • 10. 单一解决方案合作伙伴为您提供全面的 HR 覆盖范围

选择优秀的 HRIS 要考虑哪些关键要素?

为了满足企业的特定需求,您应该自定义您的 HRIS 解决方案,同时确保所选择的解决方案具备两个主要功能区域。

  • 1. HRIS 解决方案必须能够涵盖 HR 管理的所有方面,包括招聘、入职、学习、继任计划和 HR 帮助台。由于需求不断变化,您需要一个完整的端到端解决方案来满足您的所有需求,今天适合您的解决方案明天可能已无法满足您的需求了。

  • 2. 该解决方案应该是更广泛企业解决方案的一部分,同时能够将 HR 与财务职能联接起来。劳动力是任何企业中占据巨大成本的因素之一,任何与人有关的决策都带来财务影响。因此,确保您的企业可全面洞察其员工和财务状况以及两者之间的关系至关重要。优秀的 HRIS 与财务职能紧密互联。理想情况下,该系统应该在同一平台上与企业的财务职能使用相同的技术。

HRIS 的未来

自动化技术的不断推进使工作场所发生了巨大的变化。结果,人类越来越多地以更复杂的方式与技术协同工作。虽然这创造了许多商业优势,但它带来的风险之一是工作场所的非人化。讽刺的是,对人力资源领域来说,技术进步却创造了机会,将 HRIS 从非人化的人员数据管理系统革新为在工作场所营造更人性化体验的系统。

未来的 HRIS 将更有帮助和直观,让员工能够更轻松、更快速地实现目标并取得更卓越的成果。这些系统将使用人工智能 (AI) 和机器学习 (ML)来“感知”员工尝试完成的任务并主动提供解决方案,包括更改地址和报名参加合适的培训选项等。从后端运营的角度来看,HRIS 创新将更易于管理,升级和新版本的安装更加简单,同时可根据客户需求量身定制。

企业在 HRIS 中采用新技术和新兴技术将有助于革新工作场所,成为技术和人类共同为所有人创造更美好结果的环境。HR 职能部门是这种革新的核心。让 Oracle 帮助您将 HRIS 迁移到云,助您打造更加人性化的工作场所,实现由技术驱动、更高水平的绩效。

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