給与計算ソフトウェアとは

給与計算ソフトウェアの機能

給与計算ソフトウェアは、他の基幹業務システムと連携し、従業員が正確な報酬を適切な方法（口座振込、小切手、支払いカードなど）で期限内に受け取ることができるよう支援します。通常、従業員は、ソフトウェアにアクセスし、個人情報や支払い設定などの詳細を編集できます。

雇用主にとって、給与計算システムは信頼性が高く、設定が簡単で、世界中のさまざまな場所にいるあらゆる種類の労働者（給与所得者、時間給労働者、派遣社員、ギグワーカーなどを含む）への支払いを管理できるものであり、さらには自動化もできる柔軟性を必要とします。給与計算システムは、タスクを簡素化することで、複雑なルール、給与計算フロー、チェックリストの管理を容易にし、税法やその他の金融規制への準拠を可能にします。

組織が給与計算ソフトウェアを使用する理由

世界中の何百万もの組織が給与計算ソフトウェアを利用して、従業員の報酬を効率的に管理し、以下を確保しています。

• 適時性と正確性。特に、合併や買収、新規採用、規制の変更などに伴い、従業員への支払いが複雑化し、時間がかかることがあります。給与計算ソフトウェアを使用することで、従業員に毎回正しい金額が時間通りに支払われるので、従業員は組織に対する信頼と信用を築くことができます。
• 透明性。多くの企業にとって、人件費は最も大きな支出です。給与計算ソフトウェアは、財務や会計などの他の部門と連携し、透明性を確保することで、企業が予算を順守し、タイムリーなレポートを作成し、将来的な計画を立てるために役立ちます。
• 柔軟な適応力と拡張性。ビジネスが変化しても、給与計算ソフトウェアがあれば容易に対応できます。例えば、税金や規制の異なる新しい地域にオフィスを開設する場合、ソフトウェアが自動的に新しいルールを組み込むため、従業員ごとにデータを入力する必要がありません。
• 重要な業務に割く時間を増やす。給与計算ソフトウェアは、手作業や旧式の方法に比べて、毎月何時間も節約することができます。その分、他の重要な経営施策に時間を割くことができます。

給与計算ソフトウェアはビジネスにどのように役立つのか

効率的で規制に準拠した、設定可能な給与計算ソフトウェアを導入するメリットは、従業員への給与支払いという計画的なタスクにとどまりません。以下のような点で組織にも役立ちます。

• 士気が高まる。従業員に間違った金額が支払われたり、超過勤務やその他の勤務手当が支払われなかったり、支払いが遅れたり、希望する方法で支払われなかったり、などの事例を避けることができます。
• セキュリティの強化。給与計算システムは、適切な人材が、それぞれの役割に応じた適切な情報のみにアクセスできるよう保証するのに役立ちます。特に、多くの従業員やギグワーカーが自宅で仕事をしているため、各従業員に対する二重払いを防ぎ、すべての支払いが正しいことを確認し、適切な手当と納税額を自動的に計算できるソフトウェアを導入することは、企業にとって非常に重要です。
• ビジネス・インサイトを深める。給与計算システムが他の基幹業務システムと統合されると、企業は深いインサイトを得ることができ、より正確な予算と予測を立てられるようになります。例えば、各部門の人件費と、その人件費に見合った収益を、異なる期間にわたってリアルタイムに把握できます。
• レポートの改善。自動給与計算ソフトウェアでは、リアルタイムのインサイトを、経営者が重要な経営判断を下すために使用できるチャートやグラフに簡単に変換できます。

給与計算ソフトウェアはビジネスにどのように役立つのか

給与計算ソフトウェアは、ビジネスに役立つだけではありません。従業員にとっても役に立ちます。これにより、最小限の時間と手間で、従業員が希望する支払い方法で、適切な金額を、適切なタイミングで支払うことができます。

また、従業員は使いやすいインターフェースを利用して、支払い履歴を確認したり、個人情報や支払い方法の設定を簡単に変更することができます。また、質問があってもすぐに回答が得られるので、業務の中断を最小限に抑えることができます。

クラウドベースの給与計算ソフトウェアのメリットとは

給与計算ソフトウェアは、オンプレミスまたはクラウドをベースとすることができます。クラウドベースの給与計算システムの主なメリットの1つは、デスクトップ・コンピュータやモバイル・デバイスを使って、どこからでも情報にアクセスできることです。

優れた給与計算システムは、あらゆるプラットフォームでシンプルかつ一貫したエクスペリエンスを提供します。例えば、従業員がスマートフォンでダッシュボードを見た場合、デスクトップと同じように表示されるため、直感的な操作が可能となり、ヘルプデスクへの問い合わせが減ります。

また、自動化もクラウドベースの給与計算システムの大きなメリットです。多くの場合、AI（人工知能）が組み込まれているため、ニーズを予測し、ミスを減らすことができます。新入社員の受け入れなどの一般的なプロセスを自動化することで、特定のポジションの新入社員全員が、同じチェックリストとプロセスに従って適切に受け入れられ、見落としを避けることができます。

給与計算のニーズや要件は常に変化しているため、地域や連邦政府の法律や、税金、規制などを遵守するために継続的に更新されるクラウドベースのソリューションが役に立ちます。新しい法律が制定された場合、担当者が手動で変更点を入力する必要はなく、システムが自動的に変更点を反映し、コンプライアンスを継続的に確保します。

クラウドベースの給与計算システムは通常、あらかじめ設定されたオプションを備えていますが、ビジネスニーズの変化に応じてワークフローやチェックリストの設定やカスタマイズも容易に行うことができます。オンプレミスベースのソリューションでは、新しい役割、給与体系、その他の複雑な要素が追加されると、すぐに混乱をきたし、エラーが多発する可能性があります。しかし、クラウドベースのシステムは拡張が容易で、給与計算プロセスに関わる締め切り、承認、タスクの所有者、依存関係がどれだけ多くても、シンプルさを維持することができます。

給与計算ソフトウェアは、税金、コンプライアンスおよび規制においてどのように役立つのか

給与計算ソフトウェアは、税金、コンプライアンス、その他の規制に関する煩わしい問題の多くを解決します。従業員の移動や、オフィスの開閉に伴い異なる規則や規制に自動的に対応し、地域ごとに正確かつタイムリーな支払いと税額控除を実現します。合併や買収の際、従業員情報の移行が容易になり、単発の支払いなどの複雑な手続きも自動生成できるようになります。

給与計算システムの統合と自動化は、税務申告と監査を簡素化するために非常に重要です。企業は税務申告を外部に委託することが多いため、社内情報と外部委託情報の両方を一元的に把握できる統合給与計算ソフトウェアが欠かせません。これにより、従業員、監査者、給与管理者は、不一致の可能性があるものを簡単に確認・監視することができます。また、自動化により監査に使用するデータの精度が向上し、税法などの遵守が容易になります。

クラウドベースの給与計算システムは、コンプライアンスに欠かせないもう一つの重要な要素である、高度なセキュリティ機能を備えています。手作業のプロセスでは、従業員が退職した後も給与支払名簿に残っているなどのエラーが発生することがありますが、給与計算システムを自動化することで、エラーを防止・特定することができます。ルールベースやロールベースの検証により、機密情報へのアクセスを制限することで、セキュリティをさらに強化できます。

組織が給与計算ソフトウェアに求めるべき機能とは

給与計算は、組織と従業員の両方にとって複雑なものです。そのため、給与計算ソフトウェアは、従業員や給与計算担当者がさまざまなデバイスからアクセスできる、シンプルで一貫性があり、セキュアなインターフェースを備えた、使いやすいものであることが必要不可欠です。

コーディングしたり、IT専門家に助けを求めたりすることなく、給与管理者がシステムを設定できることが重要です。そのため、ソフトウェアには、技術者ではないスタッフがビジネスの特定のニーズに合わせてシステムを設定できるよう、いくつかの簡単な手順を示すベストプラクティスや推奨数式が組み込まれている必要があります。

また、給与計算ソフトウェアには、人材や職場の管理、予算編成、その他の戦略的プロセスを簡素化するビジネスインテリジェンスとレポート作成機能が組み込まれていることが重要です。合併や買収、リモートワーカーやギグワーカー、単発のプロジェクトなど、複雑性が増す中、給与計算システムには、徹底した可視化とビジネス・インテリジェンスへのサポートが欠かせません。

そして、最も重要なことは、機密データを社内外からの故意または過失による脅威から守ることができる給与システムを選択することです。給与管理者と従業員は、必要なデータのみにアクセスできるようにする必要があります。組織と従業員を守るためには、ルールベースとロールベースの検証が不可欠です。

給与計算ソフトウェア・ソリューションを選択する際に、どんな質問をするべきか

給与計算システムを導入する際には、プロバイダーを評価するために、次のような質問をすることをお勧めします。

• 「当社の従業員がいる地域すべてに対応していますか？」企業が必要とする地域すべてにおいて直接サポートを提供してくれるプロバイダー、またはそれらの地域をサポートするパートナーシップを持つプロバイダーを探しましょう。現在も将来も、手作業による給与計算を必要とする地域が無いことを確認しましょう。
• 「ソフトウェアを、当社の他の基幹業務システムと統合できますか？」選択したソフトウェアが、勤怠管理、報酬管理、財務管理、欠勤管理、その他の業務システムとネイティブに統合できる必要があります。
• 「ソフトウェアの設定は簡単ですか？」給与計算システムのプロバイダーを頻繁に変更することは避けたいので、今後のビジネスニーズの変化に応じて、拡張できたり適応できたりする柔軟性を備えていることを確認してください。ソフトウェアが、コーディングやITの関与なしに、簡単に設定できることを確認しましょう。
• 「当社と同じような企業と取引されていますか？」お客様の業界での豊富なエクスペリエンスを持ち、お客様の組織と同規模の組織を顧客に持つプロバイダーを探しましょう。
• 「ソフトウェアは、本当に使いやすいですか？」従業員が直感的に操作できるようなプロセスが事前に組み込まれており、銀行の変更や扶養家族の追加などの変更を瞬時に行えるかどうかを確認しましょう。また、新入社員向けのガイダンスなど、組み込みの機能を検証し、新入社員が人事の助けを借りる必要がないことを確認しましょう。

給与計算ソフトウェアの未来とは

今後、多様化する仕事の役割や給与体系に対応するため、給与計算システムがより進化することが予想されます。9時～5時で働く給与所得者に加えて、さまざまな賃金労働者やギグワーカーが増え、その多くはリモートで働くようになるでしょう。

プロジェクト別、契約期間別、給与支給期間別（週次、半月次、月次）など、さまざまな方法で報酬を支払うためには、柔軟な給与計算システムの導入が不可欠です。AIやビジネス・インテリジェンスを活用して、自動化は強化され、ワークフローは効率化されるでしょう。

セキュリティは、あらゆる規模の企業にとって継続的な課題です。特に、リモートで仕事をする人が増える中、ルールベースの検証やロールベースのデータアクセスが不可欠になるでしょう。